A Marosvásárhelyi Tudományos Diákköri Konferencia szabályzata

1. A Marosvásárhelyi Tudományos Diákköri Konferencia általános rendelkezései

(1) A Marosvásárhelyi Tudományos Diákköri Konferencia (továbbiakban: TDK) egy több, mint 30 éves múltra visszatekintő rendezvény, melyet évi rendszerességgel szervez meg a Marosvásárhelyi Magyar Diákszövetség (továbbiakban: MMDSZ) és a Marosvásárhelyi George Emil Palade Orvosi, Gyógyszerészeti, Tudomány és Technológiai Egyetem.

(2) A rendezvény célja, hogy a romániai és a határon túli magyar hallgatók Erdélyben egyedülálló módon, anyanyelvükön mutathassák be tudományos dolgozataikat egészségtudományi témakörben.

(3) A TDK elősegíti a hallgatók szakmai fejlődését, az államvizsga dolgozat (szakdolgozat) megfelelő színvonalú elkészítését és megvédését, valamint hozzájárul a magyar tudományos szaknyelv ápolásához.

(4) A rendezvény tudományos bemutatókat, plenáris előadásokat, panelbeszélgetéseket, műhelymunkákat, valamint ünnepélyes díjátadót és gálavacsorát foglal magában.

(5) A konferencia lehetőséget nyújt mind a személyes, mind az egyetemek közötti kapcsolatok kiépítésére, illetve ápolására.

(6) Az Erdélyi Tudományos Diákköri Konferencia (továbbiakban: ETDK) orvos- és egészségtudományi szekciójaként működik, és továbbjutási lehetőséget biztosít a Magyarországon kétévente megrendezett Országos Tudományos Diákköri Konferenciára (továbbiakban: OTDK).

(7) A konferencia hivatalos nyelve magyar, az előadások, viták, kérdések és hivatalos kommunikáció a konferencia teljes időtartama alatt ezen a nyelven zajlik.

2. Az előadó diákok és tudományos dolgozatok

2.1. Általános jelentkezési és részvételi feltételek

(1) A TDK-ra bármely romániai és külföldi alap- vagy mesterképzésben résztvevő diák jelentkezhet egészségtudományi témájú dolgozattal.

(2) A jelentkezés ezen szabályzat elfogadásával, az online jelentkezési űrlap kitöltésével, a saját hozzájárulási és bemutatási nyilatkozat és a dolgozat kivonatának (absztraktjának) feltöltésével, valamint a bemutatási díj befizetésével válik érvényessé.

(3) A hallgató a TDK-ra való jelentkezésével igazolja, hogy dolgozata sem hazai, sem nemzetközi konferencián nem került bemutatásra, illetve előzetesen sem volt publikálva.

(4) Amennyiben egyértelmű bizonyíték támasztja alá, hogy a dolgozatot korábban már bemutatták, a pályamunka automatikusan kizárásra kerül. A bizonyíték hitelességének megállapítása a Tudományos Diákköri Tanács (továbbiakban: TDT) hatásköre.

(5) A sikeres jelentkezés feltétele a kivonat TDT általi jóváhagyása, a bemutatási díj befizetése és a szükséges dokumentumok hiánytalan feltöltése határidőn belül. A jelentkezés határideje után beérkezett kivonatokat a szervezők nem fogadják el.

(6) A saját hozzájárulási és bemutatási nyilatkozat tartalmazza annak részletes megjelölését, hogy a főszerző, a társszerzők és a témavezető milyen mértékben járultak hozzá a dolgozat létrehozásához, valamint rögzíti a főszerző beleegyezését a dolgozat kivonatának publikálásához. Emellett ezen nyilatkozatban a témavezető tanúsítja, hogy a dolgozat publikálásra alkalmas.

(7) A bemutatási díj az aktuális évben a főszervezők által meghatározott összeg, amely magába foglalja a jelentkezést, az összefoglaló Orvostudományi Értesítőben való megjelenését, a konferencián és az ünnepi gálavacsorán való részvételt, illetve a promóciós anyagokból álló ajándékcsomagot. Ezen összeg a befizetés után vissza nem térítendő.

(8) A bemutatási díj az MMDSZ székhelyén készpénzben vagy banki átutalással a honlapon megadott MMDSZ bankszámlaszámra fizethető be.

(9) Amennyiben a főszerző objektív okok miatt nem tudja bemutatni dolgozatát, köteles ezt legkésőbb egy héttel a konferencia kezdete előtt e-mailben (tdk@mmdsz.ro) jelezni a megadott formanyomtatvány kitöltésével. Indokolt esetben a társszerző, a témavezető írásos támogatásával és a főszervezők jóváhagyásával, átveheti a dolgozat bemutatását.

(10) Amennyiben a dolgozat nyomós indok megjelelölése nélkül nem kerül bemutatásra, a főszerző kizárásra kerül a következő évi TDK-ról.

(11) Amennyiben a sikeres jelentkezést követően egy dolgozat nem kerül bemutatásra, nem publikálható az online Orvostudományi Értesítőben.

2.2. Kivonatok

(1) A konferencia nyelvi egységének fenntartása érdekében a beadott dolgozatok, kivonatok és prezentációk magyar nyelvűek.

(2) A kivonat részei a következők: cím (magyar, román, angol nyelven), bevezetés, célkitűzés, módszer, eredmény, következtetés.

(3) A kivonat terjedelme szóközök és cím nélkül legfeljebb 2200 karakter.

(4) Egy dolgozatnak legfeljebb három szerzője lehet (1 főszerző és 2 társszerző).

(5) Társszerző csak romániai és külföldi alap- vagy mesterképzésben résztvevő diák lehet.

(6) Egy szerző legfeljebb két dolgozatban szerepelhet főszerzőként.

(7) Egy dolgozatnak legfeljebb három témavezetője lehet.

(8) A témavezetőnek nem szükséges egyetemi oktatónak lennie. Rezidens orvosok önállóan nem koordinálhatnak dolgozatot, kivéve ha doktori képzésben vesznek részt.

(9) A poszter szekcióban bemutatott dolgozatok kivonata, az előadás szekció dolgozatainak kivonataihoz hasonlóan és velük egyidőben töltendő fel.

(10) A TDT fenntartja a dolgozatok elutasításának jogát, amennyiben az nem felel meg a szabályzatban leírt feltételeknek.

(11) A dolgozatok szakmai értékelésen esnek át. A dolgozat elutasítható, ha:

a dolgozat már bemutatásra került bármilyen hazai vagy nemzetközi konferencián;
a TDT nem tulajdonít a dolgozatnak megfelelő tudományos értéket.

(12) A TDK-n bemutatott és a TDT által elfogadott dolgozatok kivonatai hivatalos publikációnak minősülnek, és az Erdélyi Múzeum-Egyesület Orvosi és Gyógyszerésztudományi Szakosztályának tudományos folyóiratában, az Orvostudományi Értesítő különszámában jelennek meg.

(13) A publikálás célja a konferencián bemutatott kutatási eredmények tudományos nyilvánosságra hozatala és a fiatal kutatók szakmai integrációjának elősegítése.

(14) Az Orvostudományi Értesítő hivatalos, végleges és hivatkozásra alkalmas változatának a folyóirat online formátumú, a hivatalos TDK honlapra feltöltött kiadása minősül. A nyomtatott példányok, elektronikus másolatok és előzetes szerkesztett változatok kizárólag tájékoztató jellegűek, jogi vagy tudományos hivatkozás alapjául nem szolgálhatnak.

2.3. Előadások és poszterbemutatók

(1) Az előadások bemutatásának időtartama maximum 7 perc, amit 3 perc vitaidő követ, a poszter szekció esetében a bemutatás 5 perc, a vitaidő 2 perc.

(2) A prezentációhoz segédeszközként kizárólag a szervezők által biztosított számítógép, vetítőgép és pointer áll a hallgató rendelkezésére. Kivételt képeznek a főszervezőkkel előre egyeztetett esetek, legkevesebb két héttel a konferencia kezdete előtt.

(3) A dolgozatok bemutatása betűrendben, a főszerzők családnevének kezdőbetűje szerint történik. Kivételt képez, ha két dolgozat témája szorosan kapcsolódik egymáshoz, és ezt a résztvevők a konferencia kezdete előtt legalább egy héttel jelzik a főszervezőknek. Abban az esetben, ha egy hallgatónak több dolgozatot is be kell mutatnia különböző szekciókban, és az időpontok ütköznek, a sorrend módosítható. Egyéb, indokolt esetekben a főszervezők dönthetnek a sorrend megváltoztatásáról.

(4) Egy dolgozat csak egyetlen szekcióban kerülhet bemutatásra.

2.3.1. Digitális bemutatók

(1) Az előadás digitális változatát PowerPoint bemutató formájában (.pptx kiterjesztésben) kell elhozni egy adathordozón, és a főszervezők által meghatározott időpontban leadni a szekció megkezdése előtt.

(2) A bemutató (PowerPoint) címe a főszerző nevét kell tartalmazza, ahogyan az a személyi igazolványában szerepel, ékezetek nélkül (pl. Kerekes Janos.pptx).

(3) A bemutató utolsó képkockájának tartalmaznia kell a dolgozathoz való saját hozzájárulást.

2.3.2. Poszterbemutatók

(1) A poszteren kötelezően fel kell tüntetni az alábbi adatokat: 33. Tudományos Diákköri Konferencia – Marosvásárhely, a rendezvény keltezése, a szerző(k) család- és keresztneve, illetve egyetemi adataik (egyetem, kar, szak, évfolyam). Szerepelnie kell továbbá a témavezető(k) család- és keresztnevének, tudományos fokozatának/titulusának, egyetemi (egyetem, kar, tanszék) vagy intézményi (intézmény/munkahely, beosztás) adatainak, illetve a főszerző egyetemének a logójának.

(2) Tartalmi szempontból a poszter kötelező elemei a következők: bevezetés, anyag és módszer, eredmények, következtetés. Ezen részek kötelező módon kell szerepeljenek összefoglalt, tömör szöveg, adatok és ábrák, képek formájában.

(3) A megbeszélés rész feltüntetése opcionális, ennek tartalmát a szerző a poszter bemutatása során szóban is ismertetheti.

(4) A posztert digitálisan és nyomtatott formában is be kell nyújtani.

(5) A fizikai poszter A1 méretben adandó le. A minimális betűméret cím esetén 90 pt, törzsszöveg esetén pedig 30 pt. A poszter formátumát az aktuális TDK arculatához illeszkedő sablon határozza meg, amelyet a szervezők a résztvevők rendelkezésére bocsátanak. Ezek a konferencia állandó kiállítását képezik.

(6) A poszter digitális változatát PDF formátumban egy adathordozó eszközön kell elhozni és a főszervezők által meghatározott időpontban leadni a szekció megkezdése előtt. Ez a verzió kerül majd bemutatásra.

(7) A bemutató diák köteles a poszter nyomtatott formáját, az előre meghatározott formai követelményeknek megfelelően, a szervezők által meghatározott időpontig leadni.

3. Szekciók

(1) A konferencia szekcióit a TDT határozza meg a beérkező dolgozatok függvényében.

(2) Egy szekció létrejöttéhez legkevesebb 6 dolgozat szükséges (határon túli és hazai együtt).

(3) A jelentkezők létszámának függvényében a TDT fenntartja a témakörök összevonásának, illetve tagolásának jogát, amennyiben ezt szakmai szempontok indokolják, illetve a szekciók megfelelő kialakítása érdekében szükségessé válik.

(4) Minden szekciónak egyetemi oktatókból álló elbíráló bizottsága van, amelyet a főszervezők szükség szerint a szekciónak megfelelő szakemberekkel egészíthetnek ki. A bizottság munkáját a bizottság elnöke vezeti.

(5) Az elbíráló bizottságot szekciónként a TDT választja ki és a főszervezők kérik fel.

(6) A bizottságnak legkevesebb négy tagból kell állnia.

(7) Az elbíráló bizottság összetétele legkésőbb a szekció megkezdése előtt két órával módosítható. Az elbíráló bizottság elnökének gondoskodnia kell a helyettesítők kinevezéséről.

(8) Amennyiben a bizottság valamely tagja hiányzik, és nem sikerül megfelelő helyettesítőt kijelölni, a szekció a bizottság csökkentett létszámával is érvényesen megtartható. A bizottság összetételében történő bármely módosítás kizárólag a főszervezők és a TDT elnökének egyhangú jóváhagyásával léphet hatályba.

(9) Az elbíráló bizottság tagjai értékelik és pontozzák a dolgozatokat, kivéve azon eseteket, amikor a bizottsági tag egyben az adott dolgozat témavezetője.

4. Pontozás

(1) Az elbíráló bizottság a pontozási rendszernek és jelen szabályzatnak megfelelően értékeli a dolgozatokat.

(2) Az értékelés pontozólapokon történik. A bizottsági tagok a megadott szempontok szerint külön-külön rögzítik a megítélt pontokat.

(3) Amennyiben az elbíráló bizottsági tag a pontokat nem összesíti, illetve nem jelöli a véglegesen megítélt pontszámot, az összesítés feladata a pontozásért felelős szervezőkre hárul.

(4) Értékelési szempontok és pontozás:

TUDOMÁNYOS KÉRDÉS MEGFOGALMAZÁSA, KIDOLGOZÁSA (a tanulmány alapjául szolgáló tudományos kérdés érthető megfogalmazása): 1-20 pont.
EREDMÉNYEK, MÓDSZERTAN (módszerek helyes megválasztása és leírásának pontossága; az elért eredmények ismertetése és értelmezése; az adatok megfelelő statisztikai feldolgozása): 1-20 pont.
ELŐADÓKÉSZSÉG, VITAKÉSZSÉG, SZAKMAI TÁJÉKOZOTTSÁG (világos okfejtés, érthető kidolgozás, előadásmód, témában való jártasság): 1-20 pont.
EGYÉNI HOZZÁJÁRULÁS (szerzői hozzájárulás mértéke): 1-20 pont.
TUDOMÁNYOS NYELVEZET HELYESSÉGE, KIVONAT MINŐSÉGE (tudományos nyelvezet használata, háttérismeretek, nyelvhelyesség, helyesírás): 1-20 pont.

(5) Összesen adható pontszám: 100 pont.

(6) Az előadás időtartamának túllépése pontlevonást von maga után:

30 másodperc és 1 perc közötti túllépés: 1 pont levonás;
1 és 2 perc közötti túllépés: 2 pont levonás;
2 perc felett: 5 pont levonás.

(7) Az időmérést az ülésvezetők végzik. Az idő túllépése miatt levonandó pontokat az ülés lejártával a pontozók vezetik be.

(8) A bemutató hallgató összpontszáma az adott szekcióban részt vevő elbíráló bizottsági tagok által adott pontok átlaga. Az átlagolást és az összesítést a pontozásért felelős szervezők végzik.

(9) A pontozó lapok névre szólóak, és a konferencia lejárta után a szerző e-mailben kérheti ki saját összpontszámát.

5. Díjazás

(1) Egy diák egy adott szekción belül legfeljebb egy helyezést érhet el, a bemutatott dolgozatok számától függetlenül.

(2) Szekción belül nincsenek megosztott díjak.

(3) Pontegyenlőség esetén a következő szempontok alapján történik a rangsorolás, a feltüntetett sorrend szerint:

Egyéni hozzájárulás;
Előadókészség, vitakészség, szakmai tájékozottság;
Eredmények, módszertan.

(4) A díjazás a résztvevők intézményes hovatartozása alapján történik, külön kategóriában értékelve a hazai és a külföldi (határon túli) bemutató hallgatókat.

(5) Hazai hallgatónak minősül minden olyan diák, aki romániai felsőoktatási intézmény alap- vagy mesterképzésében vesz részt.

(6) A határon túli vendégdiákok szekciónként külön elbírálás alá esnek.

(7) A legjobb külföldi előadók különdíjban részesülhetnek a dolgozatok számától függően:

3 vagy kevesebb külföldi dolgozat: 1 különdíj
4–6 külföldi dolgozat: 2 különdíj
7 vagy több külföldi dolgozat: 3 különdíj

(8) A hazai hallgatók szekciónkénti díjazása az alábbi rendszer szerint történik:

6 vagy kevesebb hazai dolgozat: 1. díj
7–9 hazai dolgozat: 1–2. díj
10–15 hazai dolgozat: 1–2–3. díj
16–20 hazai dolgozat: 1–2–3. díj és 1. dicséret
20 hazai dolgozaton felül: 1–2–3. díj, 1. és 2. dicséret

(9) Kevesebb mint 6 hazai dolgozat esetén, amennyiben az elbíráló bizottság nem találja a dolgozatokat díjazásra méltónak, nem köteles helyezéseket osztani.

(10) A OTDK-ra való jelöléseket való jelöléseket az elbíráló bizottság teszi meg, közös megegyezés alapján.

(11) A jelölések nem feltétlenül egyeznek meg a szekció díjazottjaival. Az OTDK-jelöltek listáját a szekciók elbíráló bizottságai a díjátadó ünnepségen hozzák nyilvánosságra.

(12) Szekciónként legfeljebb 1 dolgozat jelölhető az OTDK-ra. Amennyiben az elbíráló bizottság egy dolgozatot sem talál erre érdemesnek, nem köteles jelölést adnia.

(13) Poszter szekcióból nem történik jelölés OTDK-ra.

6. Tudományos Diákköri Tanács (TDT)

(1) A TDT a TDK szakmai és etikai irányító testülete.

(2) A TDT magyar egyetemi oktatókból, a TDK főszervezőiből és az MMDSZ elnökéből áll.

(3) A TDT tagjai a konferencia szakmai színvonalának biztosításáért, a tudományos értékelés egységességéért és az eljárások átláthatóságáért felelősek.

6.1. A TDT feladatai:

(1) A TDK védnökségének ellátása, a rendezvény szakmai és tudományos hitelességének biztosítása.

(2) A dolgozatok kivonatainak átvizsgálása és tartalmi ellenőrzése, szükség esetén javítások kezdeményezése.

(3) A dolgozatok témakörök szerinti átcsoportosítása, ha a beadott munka tematikájában nem illeszkedik a pályázó által megjelöltbe.

(4) Az elbíráló bizottságok tagjainak kijelölése.

(5) Új szekciók létrehozása, illetve meglévő szekciók összevonása vagy további tagolása a beérkezett dolgozatok száma és témája alapján.

(6) A konferencia ideje alatt felmerülő vitás kérdések rendezése, valamint döntéshozatal szakmai és etikai jellegű ügyekben.

7. Szervezők

(1) A TDK szervezői a MMDSZ tagjai közül kerülnek kiválasztásra.

(2) A szervezeti struktúra három szintből áll:

Főszervezők: irányítják és felügyelik a konferencia teljes szervezési folyamatát, biztosítják a döntések végrehajtását, és felelősek az esemény szakmai, logisztikai és kommunikációs egységéért.
Munkacsoport-vezetők: a kijelölt területükön irányítják a szervezők munkáját, felelősek a feladatok megosztásáért, a határidők betartásáért és a főszervezőkkel való folyamatos egyeztetésért.
Munkacsoporttagok: a kijelölt munkacsoport feladatainak végrehajtásáért felelnek, a vezetőjük irányítása alatt.

(3) A munkacsoportok az alábbi szervezeti egységekbe tagolódnak: akkreditáció, díjak, étkezés, fotó, gála, infóiroda, korrektúra és kivonatok, külügy, média és kommunikáció, műhelymunkák, pontozás, protokoll, szállítás, szponzor, technika, teremrendezés, tördelés, ülésvezetés.

7.1. A munkacsoportok feladatai

(1) Akkreditáció: az érkező oktatók, orvosok és szakemberek fogadása és adataiknak regisztrálása a kért akkreditáció esetében, az akkreditációs diplomák kiállítása, együttműködés az infóirodával.

(2) Díjak: a konferencia díjainak beszerzése, csomagolása, elosztása; a záróünnepségre való előkészítés és lebonyolítás.

(3) Étkezés: élelmiszer-beszerzés és előkészítés, a helyszíni büfé működtetése, utómunkák.

(4) Fotó: a rendezvény dokumentálása; képek készítése, szerkesztése.

(5) Gála: a záróesemény megszervezése, az oktatók és meghívottak fogadása, helyszíni koordináció, beléptetés ellenőrzése.

(6) Infóiroda: regisztráció, kitűzők és ajándékcsomagok kezelése, információszolgáltatás.

(7) Korrektúra és kivonatok: a dolgozatok formai egységesítése, nyelvi ellenőrzése és publikálásra előkészítése.

(8) Külügy: a külföldi résztvevők programjainak szervezése, kulturális és közösségi események koordinálása.

(9) Média és kommunikáció: a közösségi média, sajtó és egyéb kommunikációs felületek kezelése, sajtótájékoztatók és tudósítások megszervezése.

(10) Műhelymunkák: a workshopok előkészítése, oktatók felkérése, helyszínek és eszközök biztosítása, jelenléti ívek kezelése.

(11) Pontozás: a pontozólapok előkészítése, kiosztása és begyűjtése, az elbíráló bizottságok pontszámainak összesítése.

(12) Protokoll: a meghívott előadókkal való kapcsolattartás, vendégek kísérése, logisztikai támogatás a konferencia során.

(13) Szállítás: a rendezvény kellékeinek és eszközeinek szállítása, logisztikai támogatás; gépjármű és jogosítvány szükséges.

(14) Szponzor: a támogatókkal való kapcsolattartás, támogatások szerzése, reklámanyagok kezelése és visszajuttatása.

(15) Technika: a konferencia technikai hátterének biztosítása, eszközök kezelése, ellenőrzése és karbantartása.

(16) Teremrendezés: a helyszínek berendezése, dekoráció, kellékek mozgatása, eszközök épségének megőrzése.

(17) Tördelés: a kivonatok formai előkészítése a publikálásra, vizuális egység biztosítása.

(18) Ülésvezetés: az előadások moderálása, előadók és meghívottak bemutatása, szekciók levezetése.

7.2. A szervezők jogai

(1) A főszervezők fenntartják a jogot minden, a konferenciát érintő változtatásra, különösen a program, a helyszín, az időpont, valamint az előadók módosítására.

(2) A főszervezők jogosultak szükség esetén megváltoztatni az elbíráló bizottságok tagjait.

(3) Bármely MMDSZ tag jelentkezhet szervezőnek.

(4) A szervezői létszámot a főszervezők szabják meg. Túljelentkezés esetén a szervezők felvétele pontrendszer és motivációs levél alapján történik. A pontrendszer az MMDSZ Belső Működési Szabályzatán (továbbiakban: BMSZ) alapszik.

(5) A szervezői jelentkezés során előnyt élveznek a Marosvásárhelyen tartózkodó hallgatók a tanévközi Erasmus programban résztvevő diákokkal szemben.

(6) A szervezői jelentkezés során megjelölt munkacsoport csak irányadó a főszervezők számára. A főszervezők fenntartják a jogot arra, hogy a jelentkezőt ettől eltérően más munkacsoportba sorolják be.

(7) A főszervezők megválasztják a munkacsoport vezetőket és tagokat, meghatározzák a munkacsoportok tagjainak számát és tevékenységét, jogukban áll a tevékenységet ellenőrizni, a feladatokat számon kérni.

(8) A munkacsoport-vezetőknek jogában áll számon kérni a munkacsoport tagjainak tevékenységét.

(9) A szponzor munkacsoport egy előre meghatározott csapat, amely egész éves munkát végez a Diákszövetség számára, és ennek részeként a konferenciához kapcsolódó feladatokat is ők látják el.

(10) Minden szervező jogosult az aktuális promóciós csomag átvételére.

(11) Minden szervezőnek joga van javaslatokat tenni a programmal, szervezéssel kapcsolatban.

(12) A TDK főszervezői csakis akkor állítanak ki a szervezőknek önkéntességüket igazoló okiratot, ha azok szervezői kötelességeiknek maradéktalanul eleget tettek.

7.3. A szervezők kötelezettségei

(1) A főszervezők kötelesek időszakosan beszámolni a szervezés fejleményeiről az MMDSZ vezetőségének.

(2) A főszervezők és a munkacsoport-vezetők kötelesek a szervezés teljes időtartama alatt telefonon és személyesen is elérhetőek lenni.

(3) A konferencia ideje alatt minimum egy főszervező a helyszínen kell tartózkodjon.

(4) A főszervezők kötelesek időben közölni a határidőket, programot, nevezési feltételeket.

(5) A főszervezők és az illetékes szervezők kötelesek bizalmasan kezelni a pontozási és értékelési információkat a konferencia ideje alatt és után.

(6) A szervezők kötelesek tisztában lenni a feladatkörükkel, és azokat elvégezni a közösen megszabott határidőn belül.

(7) A munkacsoport-vezetők, illetve tagok kötelesek a konferencia alatt vagy annak elő- és utómunkálatai során felmerülő problémákról értesíteni a főszervezőket, nem hozhatnak döntéseket egyeztetés nélkül.

(8) A szervezők a konferencia idején kötelesek a helyszínen tartózkodni mindaddig, amíg a rendezvény sikeres lebonyolítása ezt megköveteli.

(9) A szervezők kötelesek bizalmasan kezelni a belső információkat.

(10) A munkacsoportok-vezetők kötelesek számon tartani a helyszínen tartózkodó szervezők kilétét.

(11) A munkacsoport-vezetők a konferencia lezárását követően írásos beszámolót készítenek a kiértékelő gyűlésre.

(12) A konferencia sikeres lebonyolítása érdekében minden szervező köteles együttműködni, kezdeményező magatartást tanúsítani, valamint szükség esetén más munkacsoportok munkáját segíteni.

(13) A rendezvény ideje alatt minden szervező köteles megfelelő, elegáns megjelenéssel és professzionális magatartással képviselni a konferenciát.

8. Záró rendelkezések

(1) Jelen szabályzat határozza meg a konferencia szervezésének, lebonyolításának, értékelésének és díjazásának általános rendjét.

(2) A szabályzat rendelkezései minden szervezőre, résztvevőre, elbíráló bizottsági tagra és érintett szervezeti egységre kötelező érvényűek.

(3) A szabályzat értelmezésével kapcsolatos kérdésekben a TDT jogosult döntést hozni.

(4) Jelen szabályzat, valamint annak bármilyen módosítása, kiegészítése vagy hatályon kívül helyezése kizárólag a TDT jóváhagyásával válik érvényessé.

(5) A TDT a szabályzatot és annak módosításait ülésen, egyszerű szavazati többséggel fogadja el.

(6) A szabályzat a TDT jóváhagyását követően, a TDK hivatalos honlapján történő nyilvános közzététel napján lép hatályba.

(7) A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a TDT, illetve a főszervezők jogosultak dönteni.

(8) Bármilyen felmerülő kérdés vagy probléma esetén a kapcsolattartás a TDK főszervezőivel személyesen, telefonon vagy az alábbi e-mail címen tdk@mmdsz.ro tehető meg.

(9) További információk megtalálhatóak a marosvásárhelyi TDK hivatalos honlapján: tdk.mmdsz.ro.